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evoliq

evoliq für Anwalts- und Steuerkanzleien

Die Akte wächst. Der Überblick bleibt.

Mit jeder neuen E-Mail und jeder nachgereichten Unterlage kann sich der Stand eines Mandats ändern. evoliq hilft Ihrem Team, die Informationen zuzuordnen und offene Fragen mit den vorhandenen Unterlagen zu klären. Was dabei erarbeitet wird, bleibt für die weitere Mandatsarbeit nutzbar.

Nordlicht GmbH / Forderung · Akte 26/104

Hat sich der vereinbarte Liefertermin geändert?

Chat zum MandatFiktives Mandat

Antwort aus den freigegebenen Unterlagen

Der Vertrag nennt den 1. September. In der neuen E-Mail schlägt der Lieferant den 3. September vor. Eine Zustimmung habe ich in den freigegebenen Unterlagen nicht gefunden. Ob eine Änderung vereinbart wurde, ist damit noch offen.

Mit dem Kanzleimodul arbeiten

„Anbei die Unterlagen.“ Und jetzt?

Eine E-Mail mit mehreren Anhängen kommt an. Welche Unterlagen sind neu, was gehört zum Mandat und welche Fragen bleiben offen? Das Beispiel zeigt, wie evoliq bei der Zuordnung hilft, Fragen mit Fundstellen beantwortet und die nächste Rückfrage vorbereitet.

  • Freigegebene Posteingänge
  • Akte & Fachsysteme
Kanzleiart im Beispiel auswählen

  1. Eingänge zuordnen

    Was ist neu und zu welchem Mandat gehört es?

    evoliq schlägt vor, welchem Mandat die eingegangenen Unterlagen zuzuordnen sind und um welche Dokumentarten es sich handelt. Ihr Team kann die Vorschläge in einer Eingangsliste bearbeiten und unklare Zuordnungen prüfen.

    Die Eingangsliste zeigt die Zuordnungsvorschläge, einen bereits vorhandenen Anhang und zwei Punkte, die Ihr Team noch prüfen muss.

    Nordlicht GmbH / Forderung · Akte 26/104

    Fiktives Mandat

    Eingang · Zuordnung zur Prüfung

    Drei Anhänge. Einer davon ist schon da.

    „Hier noch die Unterlagen zum Auftrag.“
    Vertrag.pdf
    Identisch mit der bereits abgelegten Fassung. Keine zusätzliche Ablage vorgeschlagen.
    Mailverlauf.pdf
    Neue Korrespondenz zum Liefertermin. Bezug zu Auftrag N-418 und Akte 26/104.
    Nachtrag.pdf
    Neue, nicht unterzeichnete Fassung. Die darin genannte Anlage 2 fehlt im freigegebenen Bestand.

  2. Im Mandat nachfragen

    Was lässt sich mit den vorhandenen Unterlagen klären?

    Im Chat können Sie Fragen zu den freigegebenen Unterlagen stellen. evoliq zeigt die Fundstellen, auf denen die Antwort beruht, und macht sichtbar, welche Angaben fehlen. So kann Ihr Team die Antwort prüfen und den Sachverhalt weiter klären.

    Die Antwort zeigt, was in den Unterlagen steht und welche Frage damit noch nicht geklärt ist.

    Nordlicht GmbH / Forderung · Akte 26/104

    Fiktives Mandat

    Chat zum Mandat

    Was ist seit der letzten Besprechung neu?

    Hat sich der vereinbarte Liefertermin geändert?

    Antwort aus den freigegebenen Unterlagen

    Der Vertrag nennt den 1. September. In der neuen E-Mail schlägt der Lieferant den 3. September vor. Eine Zustimmung habe ich in den freigegebenen Unterlagen nicht gefunden. Ob eine Änderung vereinbart wurde, ist damit noch offen.

  3. Weiterarbeit vorbereiten

    Mit dem bisherigen Stand gezielt nachfragen.

    Was bereits geklärt ist, fließt in die Vorbereitung von Rückfragen, Gesprächen und Aufgaben ein. Ihr Team kann die Entwürfe ergänzen und festlegen, wie die Bearbeitung weitergeht.

    Ein Rückfragenentwurf und der aktuelle Stand stehen für die weitere Mandatsarbeit bereit. Ihr Team kann beides weiterbearbeiten.

    Nordlicht GmbH / Forderung · Akte 26/104

    Fiktives Mandat

    Vorbereitung · Noch nicht versendet

    Was muss der Mandant noch ergänzen?

    Entwurf an den Mandanten

    Vielen Dank für die Unterlagen. Haben Sie dem vorgeschlagenen Liefertermin am 3. September zugestimmt, etwa telefonisch oder per E-Mail? Bitte senden Sie uns außerdem die im Nachtrag genannte Anlage 2 und, sofern vorhanden, die unterzeichnete Fassung des Nachtrags.

    Für die Bearbeitung
    Liefertermin noch ungeklärt · Anlage 2 nicht gefunden · Unterzeichnung des Nachtrags offen.
    Wenn die Antwort kommt
    Ihr Team ergänzt den Sachverhalt. Bestätigte Angaben und weiterhin offene Fragen stehen anschließend auch der Vertretung zur Verfügung.

Der vorgeschlagene Einstieg

Die drei Anwendungen zeigen einen vorgeschlagenen Einstieg für die jeweilige Kanzleiart. Dazu gehören die fachliche Zuordnung und passende Ergebnisvorlagen. Welche Quellen, Anbindungen, Rechte und Bearbeitungsregeln Sie benötigen, legen wir mit Ihnen fest. Alle Mandate und Unterlagen im Beispiel sind fiktiv.

Weitere Möglichkeiten

Welche Aufgaben kommen in Ihrer Kanzlei immer wieder vor?

In Ihrer Kanzlei werden Unterlagen verglichen, Entwürfe durchgesehen und Gespräche vorbereitet. Auch dabei kann evoliq unterstützen. Die folgenden Beispiele zeigen mögliche Erweiterungen. Welche davon sinnvoll sind, hängt von Ihrem Rechtsgebiet, Beratungsauftrag und Ihrer Arbeitsweise ab.

01 · Sachverhalt & Nachweise

Aussagen mit den vorhandenen Nachweisen abgleichen

Welche Unterlage stützt eine Aussage, und wo finden sich widersprüchliche Angaben? evoliq stellt die Aussagen und passenden Fundstellen zu Ihrer Frage gegenüber. Ihr Team kann daran erkennen, welche Nachweise noch benötigt werden.

Damit arbeiten Sie weiter

Eine Übersicht verbindet die Aussagen mit ihren Fundstellen und den noch benötigten Nachweisen.

Konkretes Beispiel

Was lässt sich aus dem Bestand tatsächlich belegen?

In einer Anwaltskanzlei lassen sich Angaben zu behaupteten Mängeln mit Fotos, Abnahmeprotokoll und Korrespondenz vergleichen. In einer Steuerkanzlei können Rückfragen aus einer Prüfung den bereitgestellten Verträgen, Belegen und Erläuterungen gegenübergestellt werden.

02 · Beteiligte & Gesellschaften

Unterlagen der richtigen Person oder Gesellschaft zuordnen

Ein bekannter Absender kann für mehrere Gesellschaften schreiben oder private Unterlagen mitsenden. evoliq hilft zu erkennen, wen die jeweilige Unterlage betrifft. Unklare Beziehungen werden Ihrem Team zur Prüfung vorgelegt.

Damit arbeiten Sie weiter

Eine Übersicht zeigt die Beteiligten und erklärt die vorgeschlagenen Zuordnungen.

Konkretes Beispiel

Der Absender ist bekannt. Die Zuordnung noch nicht.

In einer Anwaltskanzlei kann ein Ansprechpartner mehrere Gesellschaften mit getrennten Akten vertreten. In einer Steuerkanzlei kann dieselbe E-Mail Belege für die GmbH und für die private Einkommensteuer enthalten. Die Unterlagen müssen entsprechend getrennt zugeordnet werden.

03 · Entwürfe durchsehen

Entwürfe mit den vorgesehenen Anlagen abgleichen

Passen die Verweise im Entwurf zu den vorgesehenen Anlagen? evoliq gleicht Dokumentverweise, Namen, Beträge und Fassungen ab. Konkrete Abweichungen und fehlende Anlagen werden für die weitere Prüfung zusammengestellt.

Damit arbeiten Sie weiter

Eine Prüfliste zeigt die betroffenen Textstellen, Abweichungen und fehlenden Anlagen.

Konkretes Beispiel

Im Text steht Anlage 4. Ist sie auch beigefügt?

Bei einem Schriftsatzentwurf werden Anlagenverzeichnis und beigefügte Dokumente verglichen. Bei einem Antwortschreiben der Steuerkanzlei lassen sich die genannten Nachweise und Zeiträume mit den vorgesehenen Anlagen abgleichen.

04 · Wiederkehrende Aufträge

Die Bearbeitung aus dem Vorjahr nachvollziehen

Manche Fragen wurden im Vorjahr bereits geklärt. evoliq bereitet die damaligen Erkenntnisse für die nächste Bearbeitung auf. Dabei wird sichtbar, welche Angaben weiterhin helfen und welche erneut bestätigt werden müssen.

Damit arbeiten Sie weiter

Ein Vorjahresvergleich zeigt die fortzuführenden Themen und hilft, gezielte neue Rückfragen zu stellen.

Konkretes Beispiel

„Warum haben wir das im Vorjahr so behandelt?“

In einer Steuerkanzlei lassen sich die damalige Erläuterung und die dazugehörigen Unterlagen finden. Neue Verträge oder veränderte Verhältnisse werden gegenübergestellt. So bleibt nachvollziehbar, worauf die frühere Behandlung beruhte und was inzwischen anders ist.

05 · Besprechungen vorbereiten

Gespräche mit Mandanten vorbereiten

Was ist seit der letzten Besprechung hinzugekommen, und was soll im nächsten Gespräch geklärt werden? evoliq stellt neue Informationen, bisherige Absprachen und offene Entscheidungen zusammen. Ihr Team kann daraus die Gesprächsunterlagen ausarbeiten.

Damit arbeiten Sie weiter

Bearbeitbare Gesprächsunterlagen mit Fragen, zugehörigen Dokumenten und den anstehenden Entscheidungen.

Konkretes Beispiel

Was sollten wir im nächsten Gespräch klären?

In der Anwaltskanzlei können neue Angaben und noch ungeklärte Sachverhaltsfragen zusammengestellt werden. In der Steuerkanzlei kommen etwa Auffälligkeiten aus bereitgestellten Auswertungen, Erläuterungen des Mandanten und offene Beratungsthemen zusammen.

06 · Kanzleiwissen

Aus geklärten Fällen Arbeitshilfen für die Kanzlei entwickeln

Eine abgeschlossene Arbeit kann auch bei ähnlichen Aufgaben helfen. evoliq unterstützt dabei, daraus Checklisten und Muster vorzubereiten. Ihr Team prüft, welche Inhalte sich übertragen lassen, und gibt die Arbeitshilfen gezielt frei.

Damit arbeiten Sie weiter

Freigegebene Arbeitshilfen zeigen, wofür sie gelten, welchen Stand sie haben und wer sie fachlich betreut.

Konkretes Beispiel

Kann diese Lösung auch bei ähnlichen Aufgaben helfen?

Die zuständige Person wählt die geeigneten Inhalte aus und entfernt mandantenbezogene Angaben. Anschließend prüft sie, ob sich die Lösung übertragen lässt. Erst nach dieser Prüfung und Freigabe steht die Vorlage für andere Mandate zur Verfügung.

Was der evoliq Core beiträgt

Was im Mandat geklärt ist, bleibt für die weitere Arbeit nutzbar.

Eine beantwortete Rückfrage ist auch für die nächste Person wichtig, die am Mandat arbeitet. Der Core verbindet deshalb Unterlagen, Antworten und offene Fragen mit dem richtigen Mandat. Berechtigte Kollegen können den Stand nachvollziehen und daran weiterarbeiten.

  • Freigegebene Posteingänge
  • Akte & Fachsysteme

evoliq Core · Gemeinsamer Kontext

Mandat und Arbeitsstand

  • Quellen
  • Beziehungen
  • Rechte

Kanzleimodul

Mandat und Beteiligte, Gesellschaft und Zeitraum, Dokumentarten und Ergebnisvorlagen

  • Eingangsliste
  • Mandatschat
  • Arbeitsentwürfe

Damit die KI die Unterlagen fachlich einordnen kann.

In einer Anwaltskanzlei gehören Unterlagen zu Aktenzeichen, Parteien und Sachverhalten. In einer Steuerkanzlei kommt es etwa auf Gesellschaft, Auftrag und Zeitraum an. Das Branchenmodul bildet diese Begriffe und Beziehungen ab. Passende Prüfregeln und Ergebnisvorlagen unterstützen die jeweiligen Arbeitsweisen.

Damit die nächste Person den bisherigen Stand kennt.

Der Core hält fest, woher eine Information stammt, wer darauf zugreifen darf und was bereits geklärt wurde. Eine bestätigte Zuordnung kann so bei der nächsten Frage helfen. Eine beantwortete Rückfrage steht auch den berechtigten Kollegen zur Verfügung, die das Mandat weiterbearbeiten.

Was passiert, wenn die fehlende Anlage nachgereicht wird?

Ihr Team bestätigt die nachgereichte Unterlage. Damit kann der Mandatschat sie berücksichtigen, und die Unterlagenliste zeigt den neuen Stand. Auch die nächste Anfrage baut darauf auf und fordert diese Anlage nicht erneut an.

Mehr über den Core

Unsere Prinzipien

Wie evoliq zu Ihrer Kanzlei passt.

Sie sollen Ihr Wissen unter Ihrer Kontrolle nutzen und bei der Wahl Ihrer Technologie Handlungsspielraum behalten. Zugleich möchten wir den laufenden Aufwand verringern. Dafür setzen wir auf offene Bausteine und Modelle, die zur jeweiligen Aufgabe passen. Was das in Ihrer Kanzlei bringt, prüfen wir früh an einem konkreten Vorgang.

Souveränität & Betrieb

Sie bestimmen, wo gearbeitet wird.

Welche Betriebsform passt zu den Anforderungen Ihrer Kanzlei? Das klären wir mit Ihrer IT, etwa für eine europäische Cloud oder den lokalen Betrieb in Ihrem Unternehmen. Auf Wunsch übernehmen wir den laufenden Betrieb im vereinbarten Umfang. Sie haben dann für Einführung, Weiterentwicklung und Betrieb einen festen Ansprechpartner.

Auf Wunsch alles aus einer Hand. Nach Ihren Regeln.

Open Source & Wahlfreiheit

Sie behalten Wahlmöglichkeiten bei der Technologie.

Preise, Leistungen und Bedingungen eines Anbieters können sich ändern. Wir setzen deshalb auf geeignete Open-Source-Komponenten und austauschbare Modelle. Damit möchten wir die Abhängigkeit von einzelnen Anbietern verringern und Alternativen für Ihre Kanzlei erhalten.

Sie können auf Veränderungen reagieren, weil Alternativen vorgesehen sind.

Leistung & Wirtschaftlichkeit

Welches Modell passt zu welcher Aufgabe?

Für jede Aufgabe wählen wir ein geeignetes Modell aus. Erreicht ein kleineres Modell die erforderliche Qualität, kann es den Rechenaufwand und die Betriebskosten verringern. Ob sich das für Ihre Kanzlei auszahlt, vergleichen wir anhand von Qualität, Antwortzeiten und Gesamtkosten im konkreten Einsatz.

Bei wiederkehrenden Aufgaben kann weniger Aufwand pro Vorgang einen Unterschied machen.

Einstieg & Zusammenarbeit

Ihr Team arbeitet früh mit einem konkreten Beispiel.

Core und Branchenmodul bringen wiederverwendbare Bausteine mit. Damit starten wir bei einem klar abgegrenzten Ablauf, den Ihr Team früh ausprobieren kann. Gemeinsam sehen wir, was bereits hilft und was noch angepasst werden muss. Ihre Rückmeldungen fließen in die weitere Ausarbeitung ein.

Sie können früh beurteilen, wo evoliq Ihnen Arbeit abnimmt.

Für Ihre Kanzlei heißt das

Gemeinsam legen wir fest, welche Mandate einbezogen werden und wer auf welche Informationen zugreifen darf. Wir klären auch, welche Ergebnisse vor der Weitergabe geprüft werden müssen.

Mehr über Technologie und Betrieb

Ausgangspunkt Ihrer Kanzlei

Wir beginnen mit der Arbeit, die Ihr Team heute beschäftigt.

Wo muss Ihr Team Informationen immer wieder zusammensuchen, prüfen oder weitergeben? Mit einem solchen Vorgang beginnen wir. Gemeinsam klären wir, was Ihre vorhandenen Programme bereits leisten und bei welchen Schritten evoliq unterstützen oder Arbeit übernehmen soll. Die fachliche Bewertung und Verantwortung bleiben bei Ihrer Kanzlei.

Ihr nächster Schritt

Welche Aufgabe möchten Sie in Ihrer Kanzlei erleichtern?

Schauen wir uns einen wiederkehrenden Vorgang Ihrer Kanzlei gemeinsam an. Welche Informationen braucht Ihr Team, und welches Ergebnis soll entstehen? Daran klären wir, wie ein passender Einstieg mit evoliq aussehen kann.

Kanzleimodul kennenlernen